La sezione della piattaforma denominata “Gestione Pratiche” serve a gestire le pratiche dell’account in questione. Le pratiche possono essere divise per tipologia. Attualmente l’unica tipologia disponibile è “Crisi da sovraindebitamento”. A breve saranno introdotte altre due aree riguardanti i software “Banche ed Equitalia” e quelli per l’analisi finanziaria.

La gestione pratiche permette di catalogare i progetti, includendoli in fascicoli elettronici, che verranno visualizzati nella gestione progetti come cartelle. Le pratiche, quindi possono includere anche più di un progetto. La creazione di una pratica permette inoltre di associare alla cartella, contente i progetti della pratica, anche delle informazioni, specifiche a seconda della tipologia di pratica.

Per accedere alla Gestione Pratiche è richiesta l’abilitazione dell’account. Una volta che l’account è abilitato, sarà sufficiente cliccare sul relativo link del menu laterale, denominato “Gestione pratiche”.

Per creare una nuova pratica si deve cliccare sul tasto verse “Nuova Pratica”, che farà comparire una modal per l’inserimento dei dati.

Cliccando invece sul tasto giallo (icona ad imbuto) si potranno filtrare i dati della tabella sottostante. Si potranno quindi selezionare le pratiche per Stato di lavorazione, per data di apertura, per Gestore o soggetto interessato. Per ottenere altri filtri di ricerca si dovrà cliccare su “Più Filtri” e si potranno selezionare più criteri per la ricerca.

In alternativa, sulla destra, c’è un form per la ricerca, che agirà su tutti i dati delle pratiche, anche se non sono visualizzati nella tabella. Si potrà ad esempio scrivere una data, che verrà ricercata in tutti i dati di tipologia data della pratica (ad esempio scadenza, udienza, etc).

Cliccando invece sull’icona a forma di rotellina, posizionata a destra del form di ricerca, è possibile decidere quali campi visualizzare nella tabella, a seconda delle esigenze.

N.B. Per ogni tipologia di pratica varieranno i campi a disposizione per l’inserimento dei dati relativi alla pratica. Di conseguenza varieranno anche i filtri a disposizione e le colonne della tabella visualizzata.

La gestione pratiche per la Crisi da Sovraindebitamento è stata concepita per essere utilizzata dagli Organismi di Composizione della Crisi, in breve OCC. I dati che verranno associati alla pratica saranno divisi in diverse sezioni, che di seguito spiegheremo. Per modificare i dati di una pratica è sufficiente cliccare sulla relativa riga della tabella. Si aprirà una modal per l’inserimento o la modifica dei dati.

N.B. Per rendere effettive le modifiche è necessario cliccare sul tasto “Salva” posto in basso alla modal. Il proprietario della pratica potrà modificare tutti i campi della modal, mentre i Gestori o gli altri utenti che accedono alla pratica in condivisione, potranno visualizzare e modificare solo determinate informazioni. I campi visualizzati in grigio saranno di sola lettura.

La dashboard può essere visualizzata anche come calendario, dove sono visualizzate tutte le date inerenti le procedure aperte (creazione, apertura pratica, assegnazione a gestore, date di consegna, udienze, etc)

Nella sezione “Dati Pratica” sono contenuti i dati principali della pratica.

Il protocollo può essere inserito automaticamente cliccando sull’icona a forma di martelletto. Il sistema cercherà il primo protocollo libero a disposizione e lo inserirà nel form. Il protocollo può comunque essere inserito manualmente o si può modificarlo o personalizzarlo in ogni momento.

Lo stato della pratica evidenzia il livello di lavorazione della stessa. Se una pratica è stata creata in seguito ad una richiesta diretta del debitore, eseguita dall’area pubblica dell’OCC, gli verrà assegnato uno stato corrispondente alla tipologia di richiesta effettuata, tra:

• Richiesta Informazioni
• Istanza Piano
• Istanza Accordo
• Istanza Liquidazione

L’operatore potrà quindi, una volta analizzata e validata la documentazione invita dal debitore, modificare lo stato della pratica, avanzandone la lavorazione. Gli stati successivi selezionabili sono:

• Aperta
• Esame documentazione
• Assegnata al Gestore
• Lavorazione gestore
• Attesa ulteriore documentazione
• Consegnata al gestore
• Ricorso inviato
• Fissata Prima Udienza
• Conclusa

Il nome della cartella può essere personalizzato dall’utente a seconda delle esigenze. Di default, alla creazione della pratica, verrà proposto un nome standard che includerà la data di apertura della pratica e il protocollo. Il nome della cartella è importante poiché verrà visualizzato nella gestione progetti degli utenti che avranno accesso alla pratica. E’ preferibile quindi inserire un identificativo breve, tipo OCC MI, per facilitare l’identificazione del proprietario della pratica, quindi dell’organismo di riferimento della stessa.

I dati dell’Interessato, dell’avvocato e del consulente, devono essere richiamati dall’anagrafica dell’account. Cliccando sul form di inserimento, si aprirà una modal per la selezione del contatto dall’anagrafica.

Se il contatto non è presente nell’elenco, si dovrà cliccare sul tasto verde “Aggiungi” per procedere all’inserimento e successivamente poterlo selezionare dall’elenco.

Per accedere alla gestione dell’anagrafica si dovrà cliccare su “Gestione Account” dal menu laterale e successivamente su “Gestione anagrafica clienti”, in basso alla pagina. Le operazioni principali sono comunque richiamate tramite link anche dalla gestione pratica.

I dati del debitore, se lo stesso ha inviato una richiesta di contatto dall’area pubblica, vengono aggiunti automaticamente all’anagrafica dell’account dell’OCC e collegati alla pratica.

Per visualizzare i dati anagrafici di un contatto è sufficiente cliccare sul tasto laterale al form. Per cancellare l’associazione del contatto con il campo del form si dovrà invece cliccare sulla X.

N.B. Se il contatto non è appartenente alla propria anagrafica, i dati saranno visualizzati ma non potranno essere modificati. Solo l’account proprietario del contatto potrà modificare i dati dell’anagrafica.

Come detto in precedenza, la pratica può essere assimilata ad una cartella contenente dei progetti e delle informazioni strutturate. In questa sezione del gestionale si potranno creare dei progetti, che saranno contenuti dalla cartella riferita alla pratica in questione. Si potrà inoltre decidere con quale utente della piattaforma condividere la cartella.

In questo esempio è stato creato un progetto di piano del consumatore, denominato “Piano Consumatore – MR”, semplicemente cliccando sul tasto verde “Nuovo Progetto”. Il nome del progetto verrà digitato successivamente, dopo aver scelto il software da utilizzare per il progetto. In questa fase il progetto verrà soltanto creato e non aperto. Il relativo progetto sarà vuoto e pronto per successive elaborazioni.

Per condividere la pratica e il suo contenuto, quindi progetti, allegati e informazioni, con un altro utente della piattaforma, si deve valorizzare il campo “Condividi con:”. Se l’utente in questione, con cui si vuole condividere la pratica, ha già attive altre condivisioni con l’account dell’OCC, il suo nome utente comparirà nella tendina di scelta. Se, invece, si tratta della prima condivisione verso un determinato utente, si dovrà cliccare sul tasto + ed inserire il codice utente a 6 cifre dell’utente verso cui si vuole condividere la pratica.

Una volta confermato, l’utente indicato comparirà nell’elenco delle condivisioni. La pratica può essere condivisa, ipoteticamente, con un numero infinito di utenti, a patto di conoscere il loro codice utente.

Una volta condivisa la pratica, l’utente gestore.demo vedrà nella propria gestione progetti la relativa cartella della pratica, potrà aprire e modificare i progetti in essa contenuti e potrà visualizzare le informazioni della pratica.

N.B. Il progetto creato dall’OCC all’interno della pratica rimarrà di proprietà dell’OCC. Tutti gli utenti condivisi, compreso un eventuale gestore, non potranno cancellare il progetto, modificare alcune informazioni della pratica o terminare la condivisione.

Se il Gestore designato ha deciso di acquistare un abbonamento a singolo progetto per elaborare la pratica, dovrà associare l’abbonamento al progetto creato dall’OCC. Una volta acquistato l’abbonamento a singolo progetto, nel momento in cui tenterà di aprire il progetto in questione, la piattaforma chiederà conferma per l’associazione tra l’abbonamento e il progetto.

Nella sezione Gestori è possibile indicare fino a due nominativi, relativi ai gestori nominati per la pratica in oggetto. I dati dei gestori dovranno essere preventivamente inseriti nell’anagrafica dell’account, se non presenti. Oltre alle date di nomina, accettazione e consegna dell’elaborato, si potranno indicare, anche successivamente, i compensi liquidati al gestore, in quota OCC, con le indicazioni della relativa fattura.

N.B. I Gestori, indicati in questa sezione, possono anche non essere utenti della piattaforma. L’unico requisito per l’inserimento del nominativo è quello di possedere i dati nella propria anagrafica. Allo stesso modo, l’indicazione del nominativo in questa sezione non darà nessun privilegio di condivisione della pratica o dei progetti collegati. Questa operazione andrà infatti eseguita nella sezione Contenuto e potrà essere conclusa solo se il Gestore ha un account sulla piattaforma.

Nella sezione Procedura è possibile inserire i dati relativi al ricorso eseguito nel Tribunale di competenza. Sarà possibile inoltre inserire uno scadenziario delle udienze, che potrà essere richiamato o filtrato dalla gestione pratiche. Per aggiungere una data è necessario cliccare sul tasto “Aggiungi udienza”.

N.B. L’elenco dei Tribunali è standardizzato e compatibile con quello del Processo Civile Telematico. È infatti in fase di sviluppo un “redattore atti”, che permetterà di creare la “Busta Elettronica” compatibile per l’invio del PCT.

Nella sezione Scadenze è possibile inserire fino a 10 date con le relative descrizioni, che saranno assimilate a scadenze o altre date utili per la gestione della procedura. Le date inserite potranno rientrare nei filtri e nelle ricerche della gestione pratiche.

Nella sezione pagamenti possono essere annotati i dati dei compensi versati da parte del debitore all’OCC per la gestione della pratica. Il compenso viene suddiviso in due tranche come acconto e saldo.

Il gestionale OCC mette a disposizione un comodo calcolatore di compensi, che segue i dettami dell’art. 16 del D.M. 202/2014. Si dovrà quindi imputare l’importo dell’attivo e del passivo, oltre che la percentuale della Riduzione ex-art.16 c.4 e del Rimborso Indennità.

Il calcolatore è raggiungibile dalla sezione Pagamenti della Gestione Pratiche, dopo aver selezionato e aperto una pratica. I dati inseriti saranno salvati nella pratica e saranno disponibili per la stampa nella sezione Modelli. Il gestionale produrrà un preventivo, completo dei dati del richiedente e dei compensi preventivati.

La piattaforma permette di associare per ogni pratica una pec dedicata. L’associazione è possibile solo se l’intestatario della pec ha diritti di condivisione sulla pratica, anche se non è il proprietario. Un caso sarebbe, ad esempio, un Gestore, a cui è stata condivisa una pratica dall’OCC, che intende utilizzare una pec dedicata per la procedura, al fine di tenere ordinate le comunicazioni tra le parti in questione.

Una volta attivata la pec, nella gestione pratiche sarà possibile inviare e visualizzar le pec in arrivo. La dashboard della gestione pratiche visualizzerà un numero in rosso, nella prima colonna, quando ci sono dei messaggi non letti nelle rispettive caselle pec.

Per visualizzare i messaggi in arrivo si dovrà selezionare la pratica in questione, cliccando sul numero in rosso. Si aprirà in automatico la webmail per visualizzare i messaggi in arrivo.

Dalla webmail sarà possibile anche inviare nuovi messaggi. L’invio dei messaggi è possibile anche dalla gestione pratiche della piattaforma, nella sezione pec della pratica.

In questo caso basterà cliccare su Scrivi email per aprire la pagina di invio della email. In questo caso, a differenza dell’invio tramite la webmail esterna, si potranno selezionare i destinatari dalla rubrica della pratica, che sarà integrata con i dati inseriti nei progetti inclusi nella pratica. Sarà possibile quindi selezionare, ad esempio, tutti i creditori del progetto, oppure i soggetti interessati, etc.

Inoltre, si potranno allegare alla email i file contenuti nella sezione allegati della pratica, oltre che quelli residenti sul proprio pc.

Cliccando su tasto Invia, la pec sarà inviata immediatamente. Se si clicca sul tasto “Annulla”, si potrà successivamente scegliere se salvare la email nella cartella Bozze della Webmail, per un successivo invio, oppure se chiudere senza salvare nulla.

Sono scaricabili dei modelli, che riporteranno in automatico i dati della pratica già inseriti (nominativi, anagrafiche, indirizzi, date, scadenze, etc).
I modelli sono personalizzabili con logo, intestazione o altro. E’ possibile integrare nella propria gestione pratiche anche modelli personali, informative, etc. Tutti i modelli potranno essere scaricati in word o in pdf, a seconda delle esigenze.

La sezione allegati riporta tutti i file presenti nella pratica, ad eccezione de progetti che sono visualizzati nella sezione “Contenuto”.

Per inserire un file tra gli allegati della pratica si deve cliccare su “Aggiungi Allegato” e selezionare il file che si intende inviare dalla gestione risorse del proprio terminale.

La gestione degli allegati segue le normali regole di condivisione dei file. In particolare, il proprietario della pratica, quindi l’OCC, ha il privilegio di lettura e scrittura di tutti i file, anche quelli aggiunti da utenti in condivisione. Gli utenti condivisi, quindi i Gestori, hanno privilegi di lettura e scrittura solo sui file che hanno personalmente aggiunto, mentre avranno privilegi in sola lettura sui file aggiunti dal proprietario della pratica.

La gestione degli allegati è attiva, con privilegi limitati, anche nei confronti del debitore, quindi dell’interessato della pratica. Il debitore può infatti accedere alla pratica attraverso l’immissione di un token alfanumerico, che può essere generato anche in fase di richiesta di contatto o invio di una nuova istanza. Potrà quindi inviare o aggiungere allegati che saranno immediatamente visualizzati dall’OCC e dai Gestori. Al contrario non potrà visualizzare gli allegati della pratica, inseriti dall’OCC o dal Gestore, a meno che non siano stati espressamente abilitati alla visualizzazione dai rispettivi proprietari del file.

In questa sezione è possibile visualizzare e modificare il token di accesso per l’area pubblica della pratica, consultabile all’indirizzo
https://webapp.cloudfinance.it/dossier/private

Cliccando sull’icona a forma di martelletto si andrà a generare un nuovo token che sostituirà quello precedente. Se si vuole solo visualizzare il token, invece, basterà cliccare su “Mostra codice di accesso”. Il token rimarrà invariato.

L’OCC deve inviare il “Modulo Ordine Licenza Singola Pratica e/o Casella Pec” firmato a commerciale@cloudfinance.it prima dell’acquisto e della creazione della pratica al fine di associare il progetto al gestore designato.

In tale documento, bisogna indicare il Codice Utente Cloud Finance del gestore al quale si intende associare la pratica. Qualora quest’ultimo non fosse un nostro utente, provvederemo a creare un account e ad inviare le credenziali di accesso all’ indirizzo e-mail indicato. La pratica è un fascicolo elettronico al quale è possibile associare progetti, allegati, informazioni relative alla procedura ed una PEC dedicata.

L’OCC deve provvedere a creare una nuova pratica all’ interno del proprio gestionale; nella sezione “Contenuto” deve aprire un nuovo progetto da condividere con il codice utente del gestore.

La condivisione al gestore può essere delegata anche alla sezione commerciale di Cloud Finance al momento dell’acquisto della singola pratica. Tale passaggio è fondamentale affinché l’organismo di composizione della crisi abbia accesso alla pratica, a tutti i suoi allegati e possa monitorare l’avanzamento della procedura in qualsiasi momento. Nel caso in cui la singola pratica venga acquistata dal gestore, quest’ultimo deve richiederne la condivisione all’ OCC.

Step 1: Creazione nuova Pratica

Dopo essersi loggati, bisogna entrare all’interno della sezione Gestione Pratiche, dove è possibile gestire tutte le pratiche legate al proprio account, e cliccare sul pulsante Nuova Pratica.

Step 2: Inserimento Dati Pratica

Dopo aver impostato come tipologia “Crisi da sovraindebitamento”, sarà necessario inserire tutti i dettagli relativi la pratica in esame.

Step 3: Creazione del progetto e condivisione con il gestore

Bisognerà creare un nuovo progetto, scegliendo tra:

• Piano del Consumatore L.3 – 2012;
• Accordo Sovraindebitamento L.3 – 2012;
• Liquidazione del Patrimonio.

Il passaggio successivo riguarda la condivisione del progetto con il gestore. Sarà opportuno inserire il codice utente dopo aver cliccato su “Condividi con”. La pratica potrà contenere uno o più progetti e la condivisione di questi ultimi potrà avvenire anche con soggetti diversi rispetto al gestore, quali i supervisori o i referenti

Step 4: Creazione Anagrafica

È possibile creare un’anagrafica con tutti i soggetti interessati (debitori, referenti, avvocati, gestori, etc.) al fine di velocizzare l’inserimento dei dati nella creazione di nuove pratiche. Bisognerà cliccare su Gestione Account, nelle “Operazioni sull’ account” sarà possibile aggiungere nuovi soggetti nella Gestione anagrafica clienti.